Luin mielenkiintoisen tiedonjyvän Psykologi-lehdestä. Kun suomalaisissa sairaaloissa otettiin aikanaan käyttöön  kansainväliset leikkaustoimenpiteisiin suunnitellut ohjeistukset ja tehtävälistat, komplikaatioiden määrä laski kolmanneksen. Samassa laski inhimillinen kärsimys, kustannukset ja tarpeettomien virheiden toistaminen.  Osataanko teillä johtaa työtä niin, että syntyy myös tuloksia?

Tehtävä vai tulos?

Sen saat mitä mittaat. Näin tapahtuu myös työn kohdalla. Mikäli mittaat tehtävien toteutumista saat paljon tehtäviä. Yksilön tasolla yhtäkkiä yksinkertainen tehtävä on kokonaisuus, jonka olisi voinut selvittää yhdellä puhelinsoitolla. Suurin sankari on se, joka tekee eniten tehtäviä, eikö?

Tehtävien valmistumisen sijaan vuokrajohtajana seuraan vain isoja kokonaisuuksia ja niiden toteutumisesta syntyneitä tuloksia. Toisin sanoen tehtävillä täytyy olla todella merkitystä asioiden etenemiselle, jotta ne kannattaa tehdä. Tästä syystä työntekijöiden tulisi saada vastata itse omista kokonaisuuksistaan ja samalla tietysti tuloksistaan. Vastuunkannon ja tuloksen seuraamisella saavutetaan enemmän omistajuutta kaikilla organisaation tasoilla sekä halua tuottaa tulosta, sillä ne tuottavat kehuja, hyvänolon tunnetta ja palkitsemin aihetta.

Miten saavuttaa tehokkuus?

Ero tehtävän ja tuloksen mittaamisen välissä on se, että tehtävän voi saattaa loppuun vaikka tulos olisi yhtiön kannalta negatiivinen. Kun mittaamme tulosta on yhtiön kannalta paljon olennaisempaa miten tuloksekasta toiminta on ollut vaikka osa tehtävistä olisi vielä tekemättä tai tehty vastoin alkuperäistä suunnitelmaa.

Niin tehtävien kuin tulostenkin seuraaminen vaatii kalliita ihmisresursseja vaikka siihen käytettäisiinkin järjestelmääkin. On siis merkittävästi eri lähtökohta kumpaa mitataan sitä onko tehtävä tehty vain onko tekijä onnistunut tehtävässään ja saanut aikaan tulosta.

Toinen tehokkuuteen vaikuttava tekijä on vastuunkantaminen. Mikäli mitataan tehtävien tekemistä niin ei ole kauhean vaikea saada muille näytettyä, että tehtäviä on tullut tehtyä. Se onko niistä tehtävistä juuri sillä hetkellä ollut panosta yhtiön kehittämiselle ei välttämättä ole merkitystä. Ei jos sen tuloksekkuus on jäänyt mittaamatta. Mikäli seuranta ja tehtävälistojen tarkistaminen ulotetaan suurempiin kokonaisuuksiin, joissa yksilöt vastaavat kokonaisuuksista on työn merkityksen ja tulosvaikutuksen lisääntyminen odotettavaa. Sillä tällöin ihminen saa lisää itsenäisyyttä, arvostusta ja merkitystä työpanokseensa sekä yksilöä voidaan palkita aiheellisesti. Tämä kaikki johtaa myös henkisen kasvun tielle, kun oppii ottamaan vastuuta suuremmista kokonaisuuksista.

Ilman muuta kun projekteja luodaan ja jaetaan osiin se koostuu lopulta tehtävistä. Projektin onnistuminen on kuitenkin vain sen tuloksista kiinni eikä siitä miten monta tehtävää tehtiin. Vuokrajohtajana haluan olla esimerkillinen: Mikäli tehtävä ei juuri sillä hetkellä tuota tulosta etsin tehtävän, joka kannattaa tehdä nyt.